Vamos a estudiar los principios de administración, según la experiencia de Henry Fayol en su libro “Administración General e Industrial” Enunciaremos y definiremos dichos principios en el mismo orden expuesto por su autor, y las diversas ampliaciones y opiniones hechas a los mismos las iremos intercalando al tratar de cada uno de ellos.
a. División del Trabajo: La división del trabajo es el orden natural de las cosas y tiene lugar tanto en el reino animal como en el hombre y en la sociedad. La finalidad que tiene es producir más con el mismo esfuerzo, o producir lo mismo con menos esfuerzo. La justificación de la división del trabajo estriba en que hacer la misma cosa siempre, produce habilidad en lo que se hace y cualquier cambio de tarea implica un despilfarro del esfuerzo que disminuye la producción.
La división del trabajo de un medio de tener el mágico provecho a través de la simplificación de funciones y la separación de actividad sin embargo, no hay que olvidar que la división del trabajo tiene limitación que la experiencia y al razón nos enseña a no franquear.
b. Autoridad: La autoridad es función de mandar y el poder de hacerse obedecer. La autoridad puede ser de tipo estatutario de tipo personal y esta última es dada con la inteligencia, la aptitud y el valor. Un buen jefe administrativo debe tener ambos tipos y complementarse uno con otro.
Desde luego, no se concibe la autoridad sin que exista un grado adecuado de responsabilidad, la cual lleva implícito un concepto de sanción de cualquier género. La cual tiene esta sanción concepto de sanción de cualquier género de responsabilidad asignando y de su magnitud, de modo que debe ser gradual.
Cuando se complementa el valor personal, el concepto de responsabilidad constituye una fuente de respeto. Sin embargo, este anida en la misma forma que la autoridad es condicionada. La mejor garantía contra los abusos de autoridad y las debilidades de un gran jefe es un valor personal y principalmente el valor moral, ni el procedimiento elegible ni la propiedad son capaces de conferir este valor.
c. Disciplina: La disciplina consiste esencialmente en cualidades tales como la obediencia, la situación, la actividad, etc. Y puede provenir de pactos previamente debatidos o de situaciones aceptadas sin discusión, puede ser expresa o tácita, puede ser resultante de la última y de la propia voluntad de la ley, o de la costumbre. La disciplina es un factor necesario para una buena marcha de administración. Es el ejército constituye la fuerza principal en las actividades públicas o privadas, uno de los factores decisivos en la consecuencia de un fin determinado. Cuando se quebranta la disciplina, generalmente, se debe a la culpa del jefe que no reúne las cualidades inherentes a la autoridad.
Existe formas de evitar la indisciplina. Por ejemplo, cuando los convenios de los trabajadores o empleados son bien claros y específicos, contribuye una buena disciplina dentro del organismo y evita fricciones que con frecuencia son motivos de disturbios. Uno de los problemas que acarrea la disciplina de la aplicación a que se hacen merecedores los que la quebrantan. Estas sanciones han de aplicarse con prudencia con objetivos que produzcan resultados satisfactorios. E n consecuencia, podemos decir que los medios eficaces para mantener la disciplina comprenden los siguientes elementos:
ü Jefes capaces y dinámicos
ü La existencia de convenios claros y equitativos
ü La aplicación de canciones justas y sabiamente aplicadas.
d. Unidad de mando: para la ejecución de una actividad cualquiera se requiere que el agente que la ejecuta reciba solo ordenes de un jefe. Si se viola este principio la autoridad se reciente y en consecuencia, se complementa la disciplina, se perturba la orden y la estabilidad se altera.
Cuando un hombre recibe ordenes de varias personas a la vez de una misma organización siente un malestar que se manifiesta en confusión que tiende a extenderse a todo el organismo y a menos que cese la dualidad de mando sobrevendrá su debilitamiento. El organismo social no es adaptable a la dualidad de mando y por desgracia este mal es muy común a veces se presenta bajo formas moderadas por ejemplo con el fin de ahorrar tiempo de ser mejor comprendido un jefe”A” de órdenes a un trabajador “T” omitiendo la autoridad del jefe “F”. La repetición viciosa de este procedimiento produce males incalculables. En y otras ocasiones para evitar la tarea molesta de distribuir de funciones entre dos amigos o familiares la dualidad empieza desde el principio de la organización. La conciencia no se hace esperas cuando empiezan a surgir discusiones encontradas o fricciones y cuando los elementos que integran la organización se resistan a soportar esta situación conflictiva. En ocasiones la dualidad de mando se debe a una imperfecta debilitación que existen necesariamente entre las diversas funciones dentro de una misma organización dan lugar a la usurpación de dichas funciones.
La unidad de mando es un aspecto fundamental del principio de la escala jerárquica. Debe haber a la cabeza de la escala, un punto donde las líneas de autoridad y responsabilidad convergen. Las líneas de autoridad deben correr tanto hacia arriba como hacia abajo, de manera que cada trabajador individuales son responsables en última instancia, ante la cabeza de la organización. Los canales estrictos de autoridad, junto con los cuales corre la responsabilidad, se representa en un es quema de organización por líneas negras que unen los distintos niveles de la escala jerárquica. Estas líneas se conocen en el lenguaje técnico con el nombre de “ líneas de autoridad”.
Una modalidad de violación al principio de unidad de mando tiene lugar cuando existe confusión al respecto a quien es la autoridad, debido a que algunos contactos administrativos, en la práctica, no sigue estrictamente las líneas de mando. En círculos militares el sentimiento de la línea de autoridad es más profundo, porque todas las comunicaciones deben respetarla, sin importar cuán larga sea. Pero en la administración civil cualquiera que esté familiarizado con los procedimientos comunes, saben que existen muchos contactos directos aún en organizaciones bien establecidas jerárquicamente. El principio de la unidades de mando implica que el jefe no debe pasar sobre la cabeza de sus subordinados inmediatos para tratar con los subalternos, pues tal práctica produce falta de confianza y quebranta la moral. Sin embargo, en las organizaciones en gran escala, existe una variedad de contactos directos tanto hacia arriba como hacia debajo de los niveles jerárquicos, que constituyen acortamiento desleal, siempre que no se constituyan en un hábito.
Otro violador aparente al principio de la unidad de mando, es el especialista funcional. En caso todas las organizaciones existen estos especialistas, con capacidad de dirección. Están en contacto constante con gente de todos los niveles de la escala jerárquica, aconsejándolos en relación con su especialidad particular. Con frecuencia surgen conflictos entre el grupo del director técnico y la línea de mando, que se conocen con el nombre de “rivalidades entre la jerarquía y la especialización”. Algunos autores representan a la autoridad técnica con una línea paralela a la de mando que corre a los especialistas funcionales, a la cabeza de la jerarquía hacia los niveles inferiores, y se le denomina la “autoridad de la razón”. Otros autores prefieren ignorar estas líneas funcionales, porque consideran que violan los buenos principios de organización; sin embargo, su existencia se reconoce ahora más que nunca y no puede dejar de considerarse ni aún en el ejército, donde la obediencia es la máxima incuestionabilidad.
e. Unidad de Dirección: Este principio puede enunciarse de la siguiente manera: un solo jefe y un sólo programa para un conjunto de operaciones, que tienen el mismo fin. La existencia de dos jefes dentro de un mismo programa es un monstruo social de dos cabezas que debe desaparecer.
No debe confundirse unidad de dirección de mando. La unidad de dirección de mando se crea mediante una buena organización de la empresa, mientras que la unidad de mando depende de las funciones del personal. Ambos elementos son recíprocos y la unidad de mando no puede existir sin la unidad de dirección, pues se deriva de esta.
f. Subordinación del interés particular al interés general: Este principio nos sirve para recordar que el interés de un individuo no debe prevalecer en contra del interés de la empresa; que el interés de la familia siempre debe sobreponerse al de uno de sus miembros, y que el interés del Estado debe colocarse antes del interés del individuo o de un grupo particular de ciudadanos.
Aparentemente este principio no debiera tener que recordarse, para la ignorancia, la ambición, el egoísmo, la negligencia, y todas las pasiones humanas tienden a hacer olvidar el interés general cuando se trata del interés personal. Existen algunos medios para conciliar estos dos puntos de vista inevitables; uno de ellos es la firmeza y buen ejemplo de los administradores; otro, la estructuración de convenios equitativos entre administradores y empleados, y un tercero es la vigilancia atenta de las actividades para evitar desviaciones.
g. Remuneración del Personal: La remuneración del personal constituye el precio del servicio prestado. Debe ser equitativo en el sentido de que satisfaga en lo posible tanto al trabajador como a la empresa, la remuneración depende de circunstancias que muchas veces son independientes de la voluntad; tales como la carestía de la vida, la escasez de personal, el estado general de los negocios y la situación económica en general y de las empresas en particular.
Pero hay otros factores que dependen de la voluntad de los jefes y de los asalariados. Estos factores son muy importantes y requieren un conocimiento previo de los negocios; un amplio criterio y una buena dosis de imparcialidad. El modo de retribución tiene influencia decisiva en la marcha del negocio y su elección constituye un aspecto de la política general que con frecuencia conduce a problemas serios de disciplina, responsabilidad, subordinación, etc.
h. Centralización: La centralización, dice Fayol, lo mismo que la división del trabajo, es una tendencia de orden natural. En todo organismo, animal o social las sanciones convergen hacia el cerebro o cuerpo directriz y de allí permiten las órdenes que han de poner en movimiento a los distintos elementos que lo componen. En estas condiciones, puede afirmarse que la centralización no es un factor bueno o malo en sí y que puede adaptarse ya no a la voluntad y que existe siempre un mayor o menor grado de la misma en todas las organizaciones y que sus efectos pueden o no ser beneficiosos para éstas.
El principal problema de la centralización es el establecimiento de sus límites dentro de la empresa. En los pequeños organismos, donde el jefe es la única autoridad, la centralización es absoluta y obvia, pero en las grandes empresas compuestas por una larga escala jerárquica, tanto las órdenes como las impresiones de retorno tienen que pasar por una serie obligada de cuerpos intermedios (intermediarios). Cada agente transmisor ya sea obrero, empleado, supervisor etc. Constituye en mayor o menor grado a la transmisión de las órdenes o contraórdenes que suman el proceso; y el grado en que cada uno de estos agentes participa en dicha transmisión depende del tipo de organización y de la actitud del jefe y de sus subordinados así como de las condiciones generales de la empresa.
En conclusión, el grado de centralización es un organismo administrativo depende de las circunstancias y su finalidad última es la utilización eficiente de las facultades de todos los agentes que entran en el proceso. Si el jefe administrativo posee un alto grado de valor, personalidad, energía, experiencia, autoridad, etc. Su acción personal se extiende mecho y en consecuencia, lleva lejos la centralización y reduce el mayor grado a la experiencia, criterio y conocimiento de sus colaboradores, entonces se puede efectuar una amplia centralización y descentralización son elementos variables que se resuelven según las circunstancias que rodean a un organismo administrativo, existente en todos los grados y cualquier jefe puede ampliar o restringir su campo de acción, todo lo que aumenta la importancia del papel de los subordinados es descentralización y todo lo que disminuye dicha importancia es centralización.
i. Cadena escalar: (línea de autoridad) Llámese cadena escalar a la serie de niveles de autoridad que va desde el jefe superior hasta los distintos puestos inferiores. La escala jerárquica es el camino normal que siguen las disposiciones que se transmiten y las impresiones que se reciben en un organismo determinado.
El principio de la escala jerárquica no es una forma particular de organización o estructura, porque es universal. De acuerdo con ese principio, el proceso de la escala se divide en tres fases: 1) Jefatura, 2) delegación y 3) definición funcional. Existe una jefatura suprema representada por la persona o personas al extremo superior a la pirámide jerárquica, pero para ejercer su autoridad, debe delegar, junto con la responsabilidad, a los jefes en los distintos niveles de la escala.
Fuente: Manual de Administración. Dr. Alcides Eusebio Espinoza León. Pasco 2009.
j. Orden: El principio del orden está establecido hace ya tiempo con el sabio aforismo. “un lugar para cada cosa en su lugar”. En el aspecto humano se puede decir: “un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”.
El orden tiene como finalidad primordial evitar pérdidas de tiempo y materiales, tal como todos los otros principios. En el caso particular que estudiamos, es aplicable y se manifiesta desde el momento en que se requiere saber si el lugar que se elige para la ejecución de las tareas, es el apropiado. A ningún profesional se le ocurrirá ordenar sus libros de su biblioteca por tamaños, sino en forma tal que tenga acceso fácil y seguro a las obras de consulta.
En las grandes empresas, el problema es todavía más serio pues requiere una buena organización y una buena política de reclutamiento lo cual envuelve un conocimiento preciso de las necesidades y recursos de la empresa, así como un espíritu amplio de servicio para evitar abusos, compadrazgos, etc. El problema del orden en las oficinas públicas merece mucha atención por parte de los jefes administrativos.
k. Equidad: La equidad según Fayol, es el resultado de la combinación de la benevolencia con la justicia. Este concepto no excluye, en forma alguna, la energía ni el rigor; sólo exige en su aplicación un buen sentido, mucha experiencia y bondad. El deseo de justicia y de igualdad y han sido siempre anhelos humanos y para no chocar con ellos, sino seguir un camino que nos identifique con los que nos rodean, debe procederse con mucha inteligencia y buena voluntad. La equidad debe prevalecer en toda la escala jerárquica, pero adquiere más importancia en los niveles inferiores de dicha escala.
l. Estabilidad del personal: Toda persona requiere cierto tiempo par iniciarse y adaptarse a una función nueva con el objeto de desempeñarlo bien. No es aconsejable destinar a una persona a realizar constantemente distintas funciones. El cambio frecuente de actividad conduce a pérdidas de energía y tiempo así como al relajamiento del sentido de responsabilidad de las personas. Este peligro es muy serio, sobre todo en empresas grandes en que el periodo de aprendizaje y de adaptación para actividades específicas requiere tiempo y educación. Se ha comprobado que es mucho más deseable un jefe de mediana capacidad que subsista en su cargo, que jefes muy capaces que constantemente cambian de empleo.
En general el personal dirigente de las empresas que se caracterizan por su prosperidad, es estable y los técnicos que laboran en ellas hacen de sus puestos una verdadera profesión. El principio de la estabilidad justifica la tendencia que existe dentro de la administración pública a luchar por la continuidad del cuerpo administrativo, independientemente delas fluctuaciones políticas. Desde luego, existen cambios de personal que son inevitables, debido a causas tales como la incapacidad, la enfermedad o la muerte. Por ello, el principio de estabilidad tiene sus limitaciones.
m. Iniciativa: Siempre ha procurado el individuo gran satisfacción concebir un plan y ponerlo en práctica con éxito; por y tanto, es provechoso y necesario estimular a las personas éste espíritu de iniciativa debe fomentarlo el administrador aún sacrificando su amor propio, que en ocasiones es el obstáculo más poderoso para que las buenas sugerencias de los subordinados cristalicen en una acción saludable al organismo en general.
n. Espíritu de grupo: La unión hace la fuerza, y la armonía y el apoyo de las personas que no debe descuidarse. Uno de los medios para fomentarla es la unidad de mando. Debe evitarse la mala interpretación que se le ha dado al lema “divide y vencerás”. “Divide para gobernar”, es un recurso útil contra el enemigo; pero no dentro de una empresa o de cualquier organismo social que trabaje para la consecución de un bien común , que es el elemento necesario para la armonía entre sus miembros.
